Unverschlüsselt senden kann richtig teuer werden
Die DSGVO nennt Verschlüsselung ausdrücklich als Schutzmaßnahme (Art. 32 DSGVO). Für personenbezogene Daten verlangen die Aufsichtsbehörden mindestens Transportverschlüsselung; bei hohem Risiko, etwa bei Gesundheitsdaten oder Berufsgeheimnissen, regelmäßig Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Reicht E-Mail dafür nicht aus, muss ein anderer Kommunikationskanal genutzt werden.1
Was das für Ihre Branche bedeutet Kurzüberblick – Details per Klick
Steuerberatung & BuchhaltungMandantengeheimnisse unterliegen Straf- und Berufsrecht.
Steuerberater sind Berufsgeheimnisträger: Wer ein Mandantengeheimnis unbefugt offenbart, riskiert Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe. Bei Bereicherungs- oder Schädigungsabsicht sind bis zu zwei Jahre möglich (§ 203 StGB). Berufsgerichtlich drohen bis zu 50.000 € Geldbuße und im äußersten Fall die Ausschließung aus dem Beruf (§ 90 StBerG).
IT-Dienstleister & AgenturenAuch Auftragsverarbeiter haften für Datensicherheit.
Wer Kundendaten im Auftrag verarbeitet, haftet selbst: Der Bußgeldrahmen von 10 Mio. € oder 2 % gilt ausdrücklich auch für Auftragsverarbeiter (Art. 83 Abs. 4 DSGVO). Ein im Klartext gemailtes Admin-Passwort kann zusätzlich Ansprüche des Kunden auslösen.
Kanzleien & NotariateBerufsgeheimnis und Berufsrecht greifen gleichzeitig.
Rechtsanwälte und Notare fallen unter § 203 StGB (bis zu einem Jahr Freiheitsstrafe, in schweren Fällen zwei). Berufsrechtlich reichen die Folgen von Geldbußen bis 50.000 € und Ausschließung aus der Rechtsanwaltschaft (§ 114 BRAO) bis zur Entfernung aus dem Notaramt (§ 97 BNotO).
Personal & RecruitingPersonalakten können besonders geschützte Daten enthalten.
Bewerbungen und Personalakten enthalten oft Gesundheitsangaben oder Informationen zu einer Schwerbehinderung. Dann greift Art. 9 DSGVO mit einem Bußgeldrahmen von bis zu 20 Mio. € oder 4 %. Hinzukommen können Schadensersatzansprüche der Beschäftigten (Art. 82 DSGVO).
Praxen & TherapieGesundheitsdaten gehören zu den sensibelsten Daten.
Für Ärzte und Psychotherapeuten gilt § 203 StGB. Patientendaten fallen außerdem unter Art. 9 DSGVO und damit unter den höchsten Bußgeldrahmen (bis 20 Mio. € oder 4 %). Berufsgeheimnisse können bereits ein Indiz für hohes Risiko sein; dann ist regelmäßig Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erforderlich.1
Makler, Banken & BeratungAusweise und Einkommensdaten erhöhen das Schadensrisiko.
Selbstauskünfte, Ausweiskopien und Einkommensnachweise können für Identitätsdiebstahl missbraucht werden. Es gilt der volle DSGVO-Rahmen (bis 10 beziehungsweise 20 Mio. €); Beschäftigte privater Kranken-, Unfall- und Lebensversicherer fallen zusätzlich unter § 203 StGB.
Dass Behörden unverschlüsselte Übertragung tatsächlich ahnden, zeigt ein Fall der französischen CNIL: 250.000 € Bußgeld gegen Spartoo – beanstandet wurden unter anderem Bankkartenfotos per unverschlüsselter E-Mail.2
Die gute Nachricht: Direkt unter diesem Abschnitt steht ein sicherer Kanal kostenlos und ohne Anmeldung bereit.
Quellen und rechtliche Einordnung anzeigen
Quellen: Art. 83 DSGVO (Bußgeldrahmen; Art. 32, 9, 82 DSGVO ebenda) · § 203 StGB · § 90 StBerG · § 114 BRAO · § 97 BNotO · 1 DSK-Orientierungshilfe „Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten bei der Übermittlung per E-Mail“ vom 27.05.2021 (Abschnitte 1, 4.2.1–4.2.3) · 2 CNIL, Délibération SAN-2020-003 vom 28.07.2020 (Abschnitt D.2: Bankkartenkopien per unverschlüsselter E-Mail). Genannt sind die gesetzlichen Höchstrahmen. Die Höhe im Einzelfall bemisst sich nach Art. 83 Abs. 2 DSGVO. Ob Transportverschlüsselung genügt oder Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erforderlich ist, hängt vom Risiko des Einzelfalls ab. Stand: August 2026. Keine Rechtsberatung.
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Passwort, Zugangsdaten oder Datei einfügen. SchlüsselBot verschlüsselt alles in Ihrem Browser. Bei „Einfach“ mailt SchlüsselBot den Link; bei „Sicherer“ geben Sie ihn selbst weiter. Den Einmal-Code erhält die Person erst, wenn sie ihn am Link anfordert. Nach einmaligem Lesen wird die Nachricht gelöscht, spätestens nach 48 Stunden.
Praxis, Kanzlei oder Steuerberatung? Verarbeitet SchlüsselBot für Sie personenbezogene Daten, ist regelmäßig ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO erforderlich; für Berufsgeheimnisse kann zusätzlich § 203 Abs. 4 StGB gelten. Business stellt beide Dokumente bereit. Vertrag ansehen · Verpflichtung ansehen · zu Business
In drei Schritten sicher übertragen
Eintippen & senden
Schreiben Sie Ihre Nachricht und die E-Mail des Empfängers. Verschlüsselt wird direkt bei Ihnen im Browser.
Code anfordern
Der Empfänger öffnet den Link und bekommt einen Einmal-Code per E-Mail. So bestätigen wir den Zugriff auf die angegebene E-Mail-Adresse.
Lesen & weg
Code eingeben, entschlüsseln, fertig. Danach wird die Nachricht unwiderruflich gelöscht.
Immer dann, wenn E-Mail zu unsicher ist
Eine normale E-Mail ist wie eine Postkarte: Sie liegt beim Anbieter, im Backup und in jedem Postfach, durch das sie läuft, im Klartext. Wo das nicht reicht, weil es Pflicht ist oder einfach sicherer sein sollte, gibt es SchlüsselBot.
Steuerberatung & Buchhaltung
Belege, Lohndaten und Jahresabschlüsse verschlüsselt von Mandanten empfangen, statt als ZIP mit dem Passwort in der Mail darunter. Wird SchlüsselBot dabei als Dienstleister für personenbezogene Daten eingesetzt, ist regelmäßig ein AVV erforderlich; für Berufsgeheimnisse kommt § 203 StGB hinzu. Business stellt beide Dokumente bereit. Mehr dazu.
Lösung für Steuerberatung ansehen →IT-Dienstleister & Agenturen
Server-Zugänge, Admin-Passwörter und API-Schlüssel an Kunden übergeben: nachweislich nur einmal lesbar, danach gelöscht. Auf Wunsch mit Zustellnachweis. Für die reine Übergabe eigener Systemzugänge entsteht nicht automatisch eine Auftragsverarbeitung. Sobald dabei personenbezogene Kundendaten im Auftrag verarbeitet werden, sollte der AVV-Bedarf für den konkreten Einsatz geklärt werden.
Lösung für IT & Agenturen ansehen →Kanzleien & Notariate
Schriftsätze, Vollmachten und Ausweiskopien vertraulich empfangen, zum Beispiel geschützt mit Einmal-Code und demselben Passkey wie beim Login. Für den Einsatz mit Mandantendaten stellt Business AVV und § 203-Verpflichtung bereit. Mehr dazu.
Lösung für Kanzleien ansehen →Personalabteilung & Recruiting
Bewerbungsunterlagen, Gehaltsabrechnungen und Arbeitsverträge mit Sozialversicherungsnummer und Kontodaten gehören nicht in ein offenes Postfach. Wenn SchlüsselBot diese Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, stellt Business den regelmäßig erforderlichen AVV bereit.
Lösung für HR ansehen →Praxen & Therapie
Befunde, Aufnahmebögen und Laborwerte von Patienten empfangen. Ein Link in der Terminbestätigung genügt, kein eigenes Praxisportal nötig. Für den Einsatz mit Patientendaten stellt Business AVV und § 203-Verpflichtung bereit. Mehr dazu.
Lösung für Praxen ansehen →Makler, Banken & Beratung
Einkommensnachweise, Selbstauskünfte, Ausweise: sensibelste Unterlagen, die Ihnen Fremde schicken sollen und die Sie danach nicht dauerhaft im Postfach liegen haben wollen. Wenn SchlüsselBot diese Kundendaten in Ihrem Auftrag verarbeitet, stellt Business den AVV bereit.
Lösung für Beratung & Makler ansehen →Ein Link, über den Ihnen jeder verschlüsselt Passwörter, Dateien oder Nachrichten schicken kann
Alles bisher auf dieser Seite war ein einzelner Versand: Sie schreiben, Sie schicken, fertig. Ein Postfach dreht das um: ein fester Link, den Sie einmal einrichten und dann dauerhaft weitergeben. Wer ihn öffnet, kann Ihnen darüber verschlüsselt etwas schicken, ohne selbst ein Konto oder eine Software zu brauchen. Praktisch für alles, was regelmäßig bei Ihnen eingeht, statt nur einmal.
Sie bekommen eine feste Adresse, die Sie überall hinterlegen können.
Auf der Website, in der E-Mail-Signatur oder in der Terminbestätigung.
Link öffnen, je nach Tarif Datei bis 50 oder 100 MB hineinziehen oder Nachricht schreiben und senden. Dafür ist kein Konto nötig.
Die Einsendung bleibt verschlüsselt und öffnet sich erst nach der von Ihnen gewählten Zugangskontrolle.
Sie bestimmen den Schutz je Postfach: Einmal-Code per E-Mail, Konto-Passkey, Code plus Passkey, Code plus zweiter Faktor oder eine eigene Ende-zu-Ende-Passphrase. Neue Einsendungen erscheinen live im Eingang und lassen sich dort direkt öffnen. In Business teilen Sie ein Postfach mit dem gesamten Team oder nur mit ausgewählten Personen; entfernte Mitglieder verlieren Lizenz und Zugriff sofort. Tarife vergleichen.
Warum Sie SchlüsselBot vertrauen können
Sie entscheiden, ob wir mitlesen könnten
Verschlüsselt wird immer bei Ihnen im Browser; auf dem getrennten Tresor-Server liegt nur das Chiffrat. In der Versandart „Sicherer" bekommen wir Ihren Schlüssel technisch nie zu sehen; dort ist Mitlesen ausgeschlossen. In der voreingestellten Versandart „Einfach" läuft er einmal kurz durch unseren Server, damit wir den Link für Sie verschicken können. Wir speichern ihn nicht; ausgeschlossen ist es dort aber nicht. Für Mandanten-, Patienten- und Personaldaten nehmen Sie „Sicherer".
Selbstlöschend
Einmal gelesen heißt endgültig weg. Auch SchlüsselBot kann nichts wiederherstellen. Nicht abgeholt? Automatisch gelöscht: nach der eingestellten Frist, voreingestellt nach 48 Stunden in Free und Pro oder 7 Tagen in Business.
Getrennt & deutsch
Ihre Inhalte verlassen die Europäische Union nie und liegen derzeit ausschließlich in Deutschland: Oberfläche, verschlüsselte Daten, Mailversand und Auswertung laufen ausschließlich hier, auf getrennten Servern. Nur die Bezahlung läuft über PayPal (Luxemburg). Einzelheiten stehen im Datenschutz.
Offizielle Grundlagen: Art. 28 DSGVO bei EUR-Lex Passkeys erklärt vom BSI
Kostenlos starten. Pro und Business direkt buchen.
Free
- 10 Nachrichten pro Tag (3 pro Minute, 8 pro Stunde)
- Anhänge bis 2 MB
- Einmal lesbar · 48 h Ablauf
- Zustellnachweis per E-Mail
- Optionales Konto mit verschlüsseltem Adressbuch
- Passkey-Anmeldung und Zwei-Faktor-Schutz
- Nicht enthalten: Eigenes Empfangs-Postfach
Pro
- Alles aus Free
- Anhänge bis 50 MB
- 200 Nachrichten pro Tag (10 pro Minute, 60 pro Stunde)
- Ablaufzeit wählbar bis 7 Tage
- Persönliche Empfangs-Postfächer mit festem Link
- Nicht enthalten: Zugangsvorlagen, personalisierte Kundenformulare und Website-Einbettung (in Business enthalten)
- Fünf wählbare Schutzstufen: von E-Mail-Code und Passkey bis Ende-zu-Ende-Passphrase
- Neue Eingänge live im Konto öffnen, zusätzlich zur E-Mail
- Nicht enthalten: Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Wenn SchlüsselBot personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, wählen Sie Business.
Business
- Alles aus Pro
- Anhänge bis 100 MB statt 50 MB in Pro
- Gemeinsame Team-Postfächer für das ganze Team oder ausgewählte Personen
- Intelligente Zugangsvorlagen und personalisierte Kundenformulare
- Responsive Website-Einbettung mit exakt freigegebenem HTTPS-Ursprung
- Mitarbeiter einladen, pausieren und entfernen; Lizenz und Teamzugriff enden sofort
- AVV nach Art. 28 DSGVO und §-203-Verpflichtung auf Knopfdruck
- API für Versandstatus, Rücknahme und Kontakte · zuverlässige Webhooks
- Direktversand: 500 Nachrichten pro Tag je Platz (20 pro Minute, 150 pro Stunde)
Die Staffel wird automatisch berücksichtigt; angezeigt werden Endpreis und Nettowert.
Die genannten Preise sind Endpreise inklusive 19 % Umsatzsteuer für Deutschland und EU-Privatkunden. EU-Unternehmen mit bestätigter USt-IdNr. zahlen den Nettopreis per Reverse Charge. Für Rechnungsadressen außerhalb der EU ist vorerst eine individuelle Anfrage erforderlich. · Monatlich kündbar zum Ende des bezahlten Zeitraums: hier kündigen. · Passkey, Zwei-Faktor-Anmeldung und das verschlüsselte Adressbuch stehen in jedem Tarif zur Verfügung.
Alles, was man vorher wissen will
Kurz und ohne Marketing-Nebel. Fehlt etwas? Schreiben Sie uns.
Was ist SchlüsselBot?
Wie sicher ist das wirklich? Kann SchlüsselBot mitlesen?
Braucht der Empfänger ein Konto oder ein Programm?
Wie lange bleibt eine Nachricht abrufbar?
Was kostet SchlüsselBot?
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Was ist ein sicheres Postfach?
schluesselbot.de/i/1234567/mandanten, den Sie auf Ihrer Website, in
der E-Mail-Signatur oder in einer Terminbestätigung hinterlegen. Wer ihn öffnet, kann Ihnen verschlüsselt
Nachrichten und Dateien schicken, ohne Konto und ohne Software. Das eignet sich etwa für
den Belegeingang in Steuerberatungen, Kanzleien und Praxen. Das normale Postfach ist Teil von Pro und Business.
Business ergänzt durchsuchbare Vorlagen, die gezielt durch benötigte Zugangsdaten
führen, etwa für Instagram, FTP/SFTP oder SSH, sowie personalisierte Kundenformulare mit vorbereitetem
Namen, E-Mail-Adresse, Einleitung, Betreff und Vorlage. Diese persönlichen Formulare lassen sich als
Postfach-Link versenden oder auf einer freigegebenen Website einbetten. Die eingegebenen Vorlagenwerte werden erst im
Browser als Teil der Nachricht verschlüsselt.
Neue Einsendungen erscheinen live im Eingang des Kontos und lassen sich dort direkt öffnen;
die Benachrichtigungs-E-Mail wird dafür nicht benötigt. Einsendungen liegen in Pro standardmäßig
48 Stunden und bei neuen Business-Postfächern 7 Tage bereit; je Postfach sind 24, 48, 72 Stunden
oder 7 Tage einstellbar.
Die gewünschte Empfangskapazität stellen Sie im Konto für jedes Postfach selbst ein.
Wichtig für Kanzleien und Praxen: Verarbeitet SchlüsselBot dabei personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, ist regelmäßig ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO erforderlich; bei Berufsgeheimnissen kann zusätzlich § 203 Abs. 4 StGB gelten. Business stellt beide Dokumente bereit, Pro nicht.Wie sichere ich mein Postfach ab?
Können mehrere Teammitglieder ein Postfach gemeinsam nutzen?
Wer braucht im Business-Tarif einen Platz?
Kann ich die Zahl der Business-Plätze später ändern?
Wie werden Kontakte im Adressbuch geschützt?
Gibt es eine API und Webhooks?
Kann ich SchlüsselBot DSGVO-konform einsetzen?
Warum nicht einfach ein passwortgeschütztes ZIP per E-Mail?
Kann ich sehen, ob der Empfänger die Nachricht gelesen hat?
Brauche ich für ein Postfach einen weiteren Passkey?
Hinter SchlüsselBot stehen erreichbare Menschen
SchlüsselBot wird von der MessingerDesign, Philipp Messinger & Werner Messinger GbR in Berlin entwickelt und betrieben. Verantwortlicher Anbieter, ladungsfähige Anschrift und direkte Kontaktwege sind offen benannt. So wissen Sie vor dem Einsatz, wem Sie Ihre Auftragsverarbeitung anvertrauen.
Betreiber und Kontaktdaten ansehen →-
Entwicklung aus Berlin
Produktentwicklung und technischer Betrieb liegen bei einem klar benannten deutschen Anbieter.
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Direkt erreichbar
Keine anonyme Plattform: Fragen zu Vertrag, Datenschutz oder Sicherheit landen beim Betreiber.
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Nachweise vor dem Kauf
AVV-Muster, §-203-Muster, Sicherheitsbeschreibung und Unterauftragnehmer sind öffentlich prüfbar.