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Mandanten nutzen den einfachsten KanalAusweiskopien und Vollmachten landen in normalen E-Mails, weil ein Enterprise-Portal zu viel Hürde erzeugt.
Für Kanzleien & Notariate
Mandantendaten austauschen. Ohne offenen Mailanhang.
Vollmachten, Ausweiskopien, Vertragsentwürfe und Schriftsätze kommen über einen festen sicheren Link in Ihre Kanzlei. Mandanten benötigen weder Konto noch App.
Der Medienbruch
Die Akte ist geschützt. Der Weg zur Akte oft nicht.
Vertrauliche Unterlagen verlassen kontrollierte Kanzleisysteme, sobald sie als normaler Anhang durch fremde Postfächer und Backups laufen.
02
Weitergeleitete Anhänge vermehren sichJede interne Weiterleitung schafft eine weitere lesbare Kopie und erschwert die Kontrolle über Löschung und Zugriff.
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Vertretung braucht klare BerechtigungenEin gemeinsamer Eingang darf nicht auf geteilten Passwörtern beruhen. Jede Person benötigt einen eigenen, entziehbaren Zugang.
Der Ablauf
Ein sicherer Eingang, der sich wie ein normaler Link anfühlt.
1
Postfach benennen
Etwa „Mandatsunterlagen“, „Notariat“ oder „Personal“. Schutzstufe und Frist gelten genau für diesen Eingang.
2
Mandanten den Link geben
In der Signatur, auf der Kontaktseite oder im Anschreiben. Die Übermittlung läuft ohne Registrierung.
3
Berechtigt öffnen
Im Business-Team übernimmt eine freigegebene Person den Vorgang mit dem eigenen Konto und Sicherheitsfaktor.
Einbindung
Für einzelne Vorgänge und wiederkehrende Eingänge.
Keine Insellösung: SchlüsselBot übernimmt die sichere Zustellung. Aktenführung, Fristenkontrolle und dauerhafte Ablage bleiben in Ihrer Fachsoftware.
Mandatsanbahnung
Erstunterlagen und Ausweise an einen neutral benannten Postfach-Link senden lassen.
Vertrags- und Entwurfsversand
Dokumente gezielt einmalig zustellen und optional einen Abrufnachweis erhalten.
Gemeinsames Dezernat
Postfächer für das ganze Team oder nur ausgewählte Personen freigeben; entfernte Mitglieder verlieren den Zugriff sofort.
Eigene Workflows
Business ermöglicht API-Zugriffe mit eng begrenzten Rechten und signierte Webhook-Ereignisse.
Schutz & Verantwortung
Technische Schutzmaßnahmen verständlich dokumentiert.
Im Sicherheits-Modus bleibt der Schlüssel technisch außerhalb von SchlüsselBot; bei der Komfort-Variante und bestimmten Postfachwegen gelten transparent beschriebene Einschränkungen. Business stellt Vertragsunterlagen bereit.
Browserverschlüsselung
Der Nachrichteninhalt wird vor der Übertragung verschlüsselt. Auf dem Tresor-Server liegt das Chiffrat.
Passkey und Einmal-Code
Postfächer können je nach Arbeitsablauf mit Code, Konto-Passkey, Kombination, zweitem Faktor oder E2E-Passphrase geschützt werden.
Kurze Aufbewahrung
Je Postfach sind 24, 48, 72 Stunden oder 7 Tage wählbar; nach dem einmaligen Abruf löscht sich der Vorgang.
Keine pauschale Rechtszusage: SchlüsselBot ist für den DSGVO-Einsatz vorbereitet. Rechtsgrundlage, Mandatskontext, Berechtigungskonzept und konkrete Anforderungen beurteilt die Kanzlei. Alle Einschränkungen ansehen.
Häufig gefragt
Kurz beantwortet
Ist der Empfänger gezwungen, sich zu registrieren?
Nein. Direkte Empfänger und externe Absender eines Postfachs benötigen kein SchlüsselBot-Konto.
Kann ich einen Abruf zurückziehen?
Solange eine direkt gesendete Nachricht noch nicht geöffnet wurde, kann ein angemeldeter Absender sie im Dashboard zurückziehen.
Was passiert bei einem Team-Austritt?
Entfernte Personen verlieren Business-Lizenz und Zugriff auf gemeinsame Postfächer sofort; ihr persönliches Konto fällt auf Free zurück.
Ein vertraulicher Mandantenweg muss nicht nach Großkanzlei-Portal aussehen.
Ein Link genügt – mit klaren Berechtigungen für Ihre Kanzlei und ohne Konto für Mandanten.