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Belege bleiben jahrelang in PostfächernAusweise, Steuerunterlagen und Lohndaten liegen bei Absender, Empfänger, Mailanbieter und in Sicherungen.
Für Steuerkanzleien, Buchhaltungen & Lohnbüros
Belege vom Mandanten. Nicht offen im Postfach.
Mit einem festen SchlüsselBot-Postfach senden Mandanten Belege, Lohndaten und vertrauliche Rückfragen verschlüsselt an Ihre Kanzlei – ohne eigenes Konto, ohne App und ohne kompliziertes Portal.
Die typischen Bruchstellen
„Schicken Sie es einfach per Mail“ ist bequem – bis sensible Daten darin liegen.
Der Engpass ist selten das Scannen eines Belegs. Er entsteht beim unsicheren Übertragungsweg und beim manuellen Verteilen in der Kanzlei.
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ZIP-Passwörter reisen direkt danebenEin Passwort in der nächsten E-Mail trennt die Zugangswege nur scheinbar und erhöht gleichzeitig den Erklärungsaufwand.
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Persönliche Postfächer bremsen das TeamUrlaub und Krankheit machen den Eingang unübersichtlich. Gemeinsame Postfächer geben berechtigten Mitarbeitenden einen klaren Arbeitsweg.
Direkt integrierbar
Ein Link wird Teil Ihres bestehenden Mandantenprozesses.
SchlüsselBot ersetzt nicht Ihre Kanzleisoftware. Es schließt die Lücke vor dem Import: die sichere Übermittlung aus dem Browser des Mandanten.
1
Postfach anlegen
Zum Beispiel „Belege“, „Lohn“ oder „Neumandat“. Schutz und Aufbewahrungsdauer werden je Postfach festgelegt.
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Link dort platzieren, wo er gebraucht wird
Website, E-Mail-Signatur, Mandantenanschreiben oder QR-Code. Der Absender braucht weder Konto noch Software.
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Im Eingang bearbeiten
Neue Einsendungen erscheinen live. Berechtigte Personen öffnen sie direkt im Konto; nach dem Abruf löscht sich die Nachricht.
Praxisbeispiele
Einsetzbar, ohne den Ablauf neu zu erfinden.
Typischer Start: Link in die Signatur aufnehmen und bei der nächsten sensiblen Rückfrage statt eines Mailanhangs senden. Für wiederkehrende Belege anschließend ein eigenes Postfach verwenden.
Belegeingang
Rechnungen, Kontoauszüge und Nachweise über einen dauerhaft erreichbaren Link einsammeln.
Lohn & Personal
AU-Nachweise, Personalstammdaten oder vertrauliche Rückfragen getrennt vom allgemeinen Kanzleipostfach empfangen.
Neumandat
Vollmachten, Ausweiskopien und Erstunterlagen in einem klar benannten Postfach bündeln.
Automatisierung
Business bindet eigene Anwendungen über API und signierte Webhooks an, etwa für Versandstatus und nachgelagerte Prozesse.
Tarifentscheidung
Pro für den persönlichen Eingang. Business für Kanzlei und Team.
Pro
- Persönliche sichere Postfächer
- Dateien bis 50 MB
- Aufbewahrung bis 7 Tage wählbar
- Verschlüsseltes Adressbuch
Business
- Gemeinsame Postfächer für Teams
- Dateien bis 100 MB
- AVV nach Art. 28 DSGVO
- §-203-Verpflichtung, API und Webhooks
SchlüsselBot stellt technische und organisatorische Funktionen bereit. Rechtsgrundlage, Berechtigungen, Informationspflichten und die Einordnung Ihres konkreten Einsatzes bleiben in der Verantwortung der Kanzlei. Sicherheits- und Rechtshinweise lesen.
Häufig gefragt
Kurz beantwortet
Ist SchlüsselBot ein Dokumentenmanagementsystem?
Nein. SchlüsselBot ist der sichere Übertragungsweg. Die dauerhafte fachliche Ablage erfolgt anschließend in Ihrer Kanzlei- oder Buchhaltungssoftware.
Können mehrere Mitarbeitende denselben Eingang nutzen?
Ja, in Business. Ein Postfach wird für das gesamte Team oder nur für ausgewählte Personen freigegeben. Entfernte Teammitglieder verlieren den Zugriff sofort.
Müssen Mandanten geschult werden?
In der Regel nicht: Link öffnen, Nachricht oder Datei einfügen und senden. Es gibt kein Mandantenkonto und keine App.
Sensible Mandantenunterlagen brauchen keinen komplizierten Portal-Rollout.
Starten Sie mit einem Postfach-Link und integrieren Sie ihn in den Ablauf, den Ihre Mandanten bereits kennen.