01
Bewerbungen werden weitergeleitetLebensläufe, Zeugnisse und Kontaktdaten erzeugen bei jeder Weiterleitung eine zusätzliche Kopie.
Für HR, Recruiting & Personalverwaltung
Personaldaten anfordern. Ohne Anhang im Sammelpostfach.
Bewerber und Mitarbeitende senden Verträge, Nachweise und vertrauliche Personaldaten über einen festen HR-Link – ohne Konto, während intern nur berechtigte Personen Zugriff erhalten.
Die sensible Strecke
Je persönlicher die Unterlage, desto ungeeigneter das allgemeine Postfach.
02
Personalunterlagen landen im falschen KreisGehalts-, Bank- oder Sozialdaten dürfen nicht über ein Sammelpostfach an unnötig viele Personen gelangen.
03
Externe Portale schrecken abFür einen einzelnen Nachweis möchte niemand ein neues Konto anlegen oder eine App installieren.
Ein klarer Prozess
Ein Link für die Person, ein geschützter Eingang für HR.
1
HR-Postfach anlegen
Etwa „Bewerbung“, „Personalunterlagen“ oder „Lohnnachweise“ – mit passender Frist und Schutzstufe.
2
Link in den Kontakt einbauen
Karriereseite, Bewerbermail, Onboarding-Checkliste oder Mitarbeitendenanschreiben.
3
Zugriff begrenzen
Business gibt das Postfach nur dem HR-Team oder ausgewählten Personen. Jeder nutzt den eigenen Zugang.
Einsatzmomente
Vom Erstkontakt bis zur laufenden Beschäftigung.
Datensparsam benennen: Verwenden Sie neutrale Postfachnamen und Betreffe. Der verschlüsselte Inhalt ist geschützt; Metadaten sollten trotzdem keine Diagnose, Bewertung oder anderen sensiblen Kontext verraten.
Bewerbung
Ergänzende Zeugnisse oder Ausweisdokumente ohne neues Bewerberkonto nachfordern.
Onboarding
Steuer-, Bank- und Sozialversicherungsdaten über einen fest benannten Link empfangen.
Laufendes Arbeitsverhältnis
Vertrauliche Nachweise und persönliche Unterlagen vom allgemeinen E-Mail-Verkehr trennen.
Offboarding
Teamzugriffe sofort entziehen; die Firmenlizenz endet mit dem Entfernen aus dem Unternehmen.
Funktionen
Weniger Kopien, klare Berechtigungen, niedrige Hürde.
Einmalig lesbar
Nach erfolgreichem Öffnen wird die Nachricht vom Server gelöscht; nicht abgeholte Sendungen laufen automatisch ab.
Gemeinsame oder private Postfächer
Business teilt einen Eingang mit dem gesamten Team oder nur ausgewählten Personen.
API & Webhooks
Bei Bedarf lässt sich der sichere Versand in bestehende HR-Prozesse integrieren, ohne jeden Prozess über die API abzubilden.
SchlüsselBot ersetzt kein Bewerbermanagement oder Personalarchiv. Der Dienst sichert die Übertragung; Aufbewahrung, Löschkonzept und dauerhafte Dokumentation bleiben in Ihrem HR-System. Sicherheitsdetails lesen.
Häufig gefragt
Kurz beantwortet
Kann ein Recruiting-Postfach später auf HR beschränkt werden?
Ja. Business erlaubt die Freigabe für ausgewählte Personen. Änderungen wirken für den künftigen Zugriff sofort.
Wie lange liegen Einsendungen bereit?
Je Postfach sind 24, 48, 72 Stunden oder 7 Tage einstellbar. Nach dem Öffnen wird der Vorgang gelöscht.
Kann ich direkt aus dem Dashboard öffnen?
Ja. Neue Eingänge erscheinen live und lassen sich im Konto öffnen; die Benachrichtigungs-E-Mail ist nicht erforderlich.
Ein guter Bewerberprozess muss nicht zwischen bequem und vertraulich wählen.
Geben Sie externen Personen einen einfachen Link und intern nur den richtigen Personen Zugriff.